FRONT OFFICE

Front Office (FO) adalah inovasi Polres Solok Kota yang beranjak dari kelemahan pelayanan yang selama ini dilakukan oleh penjagaan Polres Solok Kota. Sebelum pembangunan Zona Integritas (ZI), tamu yang datang ke Polres Solok Kota tidak dilayani dengan baik, masuk ke area Polres kemudian mencari sendiri lokasi pelayanan yang akan dituju tanpa disapa, disambut apalagi diantarkan oleh petugas jaga.

Setelah memulai pembangunan ZI di pertengahan tahun 2018, Polres Solok Kota membuat FO yang tempatnya persis disebelah penjagaan.

FO diawaki oleh 2 orang petugas penerima tamu dan 2 orang petugas yang bertugas mengantarkan tamu ke tempat pelayanan yang dituju.

Sarana pendukung FO adalah 2 buah meja pelayanan, printer foto copy untuk mengcopy syarat-syarat pelayanan, pamflet layanan publik dan spanduk seluruh standar pelayanan, kursi tunggu dan selanjutnya dikembangkan dengan penambahan televisi dan minuman (kopi, teh, aqua) gratis.

FO Polres Solok Kota memadukan antara konsep penjagaan dan konsep pelayanan yaitu memberikan pelayanan prima kepada tamu yang datang dengan tidak mengabaikan aspek keamanan kantor. Selain harus memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu, Polres tidak boleh mengabaikan keamanan kantor dari tamu-tamu yang tidak bertanggung jawab. Seluruh tamu harus terdata dengan baik, identitas dan tujuannya. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, Polres dapat dengan cepat mengidentifikasinya.

Konsep ini dilaksanakan dengan standar operasional prosedur sebagai berikut :

1. Tamu datang dan parkir di halaman Polres langsung disambut oleh petugas parkir dan diarahkan ke FO.

2. Petugas FO menyapa dan mendata tamu yang datang dengan cara meminta foto copy KTP, mengcopy KTP, mendata tamu dalam buku register, memberikan tamu kartu tanda pengenal tamu dengan warna yang berbeda-beda sesuai dengan tempat yang dituju.

3. Setelah pendataan, petugas FO mengantar tamu ke tempat layanan yang dituju.

4. Setelah selesai, tamu kembali ke FO, menyerahkan kartu tanda pengenal tamu kepada FO.

5. Petugas FO memberikan layanan informasi standar pelayanan, menanyakan persyaratan pelayanan yang harus dipenuhi, menanyakan saran masukan dan kritikan terhadap pelaksanaan pelayanan dan mensosialisasikan website, medsos dan aplikasi android paga nagari.

Awalnya masyarakat merasa keberatan karena harus bersusah payah mendatakan diri ke FO. Ada beberapa komplain yang diterima Kapolres terkait hal ini. Beberapa komplain tersebut antara lain : “Pak, kayak gak kenal aja sama kami, masa kami harus lapor ke FO, dimintain KTP, didata?”, “Repot pak harus ke FO, biasanya kan kami bisa langsung ke tempat yang kami tuju” dan lain-lain.

Butuh waktu untuk mensosialisasikan bahwa Polres juga mengemban fungsi pengamanan internal baik personil dan aset yang juga prioritas untuk diamankan. Setelah dijelaskan tujuannya dan setelah menerima keramahan layanan dari petugas FO, lama-kelamaan, komplain ini berubah menjadi komentar postif dari masyarakat.

FO menjadi salah satu terobosan yang merubah secara dratis wajah pelayanan dan budaya pelayanan Polres dan secara signifikan dapat merubah persepsi masyarakat terhadap pelayanan Polres. Banyak sekali komentar positif yang disampaikan terkait layanan FO ini baik yang disampaikan secara langsung maupun banyak juga masyarakat yang berinisiatif menyampaikannya melalui medos.